Безплатни образци и бланки на декларации, политики, регистри и всевъзможни други документи по новия GDPR Регламент и Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) са предмет на все по-голямо търсене от бизнес потребителите, имащи качеството на администратори на лични данни. Целта на настоящата статия е на първо място да обясни същността на тези документи, както и да предостави някои примерни образци за свободно ползване.
Мнозина може би вече са установили, че, въпреки голямото търсене, безплатни образци и бланки, свързани със защитата на личните данни, се намират трудно или въобще не се намират в интернет пространството. Това има своето напълно логично обяснение, което се корени в следните 2 основни причини:
- Стандартни пакети образци не се разпространяват безплатно, а се продават
- Стандартен пакет документи не вършат почти никаква работа
На пръв поглед купуващите подобни документи съвестни бизнесмени, които искат да спазват закона, остават с впечатлението, че с придобиването на подобен „ПЪЛЕН“ комплект документи, те вече ще са напълно изрядни и отговарящи на изискванията за обработка на лични данни, което обаче е огромна заблуда поради следните очевидни причини:
- Нито в ЗЗЛД, нито в GDPR има посочен „пълен“ и изчерпателен списък от необходими документи, т.е. документите са неограничен брой и всеки път варират според особеностите на съответния бизнес
- Всеки стандартен на пръв поглед документ, напр. политика за поверителност / защита на личните данни, следва да бъде изготвен съобразно индивидуалните особености на конкретния бизнес
- Дори една стандартна бланка на декларация за защита на личните данни да отразява съвършено точно 90% от изискуемата информация – останалите 10% биха съставлявали невярна или непълна информация, което вероятно би съставлявало нарушение
Като илюстрация на горното идва един напълно реален пример от практиката. Продавачите на стандартни бланки на документация за защита на личните данни няма как да знаят къде точно и на каква платформа напр. се хоства даден онлайн магазин, какви протоколи за сигурност използва, дали съхранението на лични данни е локално или облачно, има ли локално или отдалечено видеонаблюдение и по какъв стандарт функционира и т.н. и т.н. Това са само няколко мънички детайла от ужасно многото такива, които следва да се преценят при изготвянето на пълната документация за съответствие с изискванията за защита на личните данни. Ако дори само едно мъничко детайлче се окаже невярно, то несъответствието в документацията на съответния бизнес ще е налице,. Така напр. е възможно в дадени стандартни образци да е записано, че администраторът ползва един вид хостинг или търговска платформа, но да се окаже, че в даден случай се касае за напълно различен вид – в резултат на което да се окаже, че се предават лични данни на трета страна – за което се изисква допълнителен слой защита, изразяващ се в задължението за инкорпориране на съответните допълнителни мерки и гаранции във фирмената документация за защита на лични данни. На практика е напълно немислимо съответните допълнителни мерки да бъдат предварително инкорпорирани в стандартен пакет образци на документи защото възможните различни комбинации от конкретни детайли, са хиляди, а продаваните пакети стандартни образци са един вид.
По-долу ще бъде направен кратък преглед на основните видове документи, които следва да се изготвят от администратор на лични данни (или респ. нает от него експерт, напр. адвокат или длъжностно лице по защита на данните), за да бъдат спазени изискванията на GDPR и ЗЗЛД при обработката на лични данни (т.нар. GDPR compliance). Отново следва да се има предвид, че наборът от документи варира при различните администратори в зависимост от естеството на конкретния бизнес.
Политика за защита на личните данни, позната още като политика за поверителност. Това един от основополагащите документи при доказване спазването на изискванията за защитата на личните данни. Това е вероятно най-всеобхватния документ в тази връзка, който съдържа препратки към останалата документация и различните конкретни аспекти на защитата на личните данни при съответния администратор. Предвид горното, изготвянето на стандартен образец – бланка на политика поверителност и защита на личните данни би било напълно неиздържано от правна гледна точка и може би несериозно от гледна точка на репутацията на даден бизнес. Защото изискванията на Регламента са за конкретни мерки, а не абстрактни декларации
Има редица други политики при обработката на лични данни, необходимостта от които обаче следва да се преценява с оглед конкретните параметри на съответния бизнес. Политика за обучение и инструктаж на персонала напр. няма да е необходима при ЕООД без нает персонал. Политика за възлагане на работа на подизпълнители също може да не е необходима, особено ако администраторът не планира наемането на подизпълнители в скорошен план и ако не обработва чувствителни данни. Политика за обработка на лични данни при видеонаблюдение, разбира се, би била напълно излишна, ако локално или онлайн видеонаблюдение не е инсталирано от администратора.
Оценка на въздействието върху защитата на личните данни е другият най-мащабен и сложен документ, наред с политиката за защита на личните данни, който следва да бъде изготвен, за да е налице съответствие с изискванията за защита на личните данни. Добрата новина е, че той не е задължителен за по-малките като обем и специфичност на бизнес дейност администратори. Оценка обаче е изискуема при използването на нови технологии в бизнес модела на администратора, напр. онлайн транзакции, които крият съществен риск от засягане на правата на субектите на лични данни (напр. източване на банкови карти, кражба на пароли и самоличност и т.н.). Същото важи и за обработката на лични данни. Като цяло оценката на въздействието върху защитата на личните данни представлява цялостен и напълно конкретен анализ на бизнес модела на администратора на лични данни, при който се систематизират и индивидуализират операциите, свързани с обработката на лични данни, тяхното въздействие върху правата на субектите и рисковете, които крият и най-сетне – мерките и гаранциите от страна на администратора за защитата на правата на субектите.
Декларация за защита на личните данни. Всъщност декларациите в тази връзка може да са неограничен брой – от интернет потребители, от работодатели, от служители на даден администратор и т.н. Най-съществените от тях са декларация за поверителност и декларация за съгласие.
Декларацията за поверителност е едно от различните наименования в практиката на документ, който се изготвя от администратора на лични данни или натоварено от него за целта лице и съдържа задължителна според Регламента информация, която следва да се предостави в определени в Регламента случаи на субектите на лични данни. Регламентът дава общи насоки за съдържанието на този документ – какви точно лични данни се обработват, какви са целите и основанието на обработката, кои са получателите на лични данни, предават ли се такива на трети страни и т.н. Конкретни отговори на всички тези въпроси по отношение на бизнеса на конкретен администратор няма как да бъдат дадени предварително и затова използването на бланка на декларация за поверителност по GDPR е практически неприложимо.
Декларацията за съгласие е документ, по силата на който субект на лични данни дава съгласието си конкретен администратор да обработва личните му данни на конкретно основание и за конкретни цели при спазването на конкретни изисквания. Следва да се има предвид, че съгласието е едно от няколкото основания, на които законосъобразно според GDPR могат да бъдат обработвани лични данни и съгласие не е необходимо, ако са налице други валидни основания, напр. договор. След влизането в сила на GDPR през май 2018 настана истинска истерия и всевъзможни администратори започнаха да изискват съгласие за обработка на лични данни, като се стигна дори до абсурдни ситуации болници да не приемат пациенти докато последните не дадат изрично писмено съгласие. Предвид което Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) беше принудена да излезе с официално становище на интернет страницата си, че съгласие не се изисква при обичайната дейност на редица професии като лекари, адвокати и т.н. Но никъде в становището не се споменава, че за обработка на специални категории лични данни (т.нар. чувствителни данни) съгласие се изисква въпреки това. Дори напр. основанието за обработка да е договор (в който случай съгласие не се изисква), ако се обработват чувствителни данни, изрично съгласие се изисква паралелно с договора.
Вътрешни регистри за обработка на лични данни. Вътрешните регистри са различни видове в зависимост от дейността на администратора, но основен документ в тази насока е вътрешният регистър по обработката на лични данни. Последният представлява аналитична таблица, в която се систематизират абсолютно всички дейности, които извършва администраторът и които имат връзка с обработката на лични данни. За всяка отделна дейност следва да се посочат различни изискуеми от Регламента реквизити. Други основни регистри са тези за искания от страна на субекти до администратора, за пробиви в сигурността (security breaches), за планирано изтриване на лични данни и др.
Образци на документи в PDF формат: