Време за прочитане : 9 мин.

Правен одит или регистрация на Вашия онлайн магазин? Изпратете адреса му на office@trifonov.info и ще получите необвързваща оферта

Опции за онлайн търговия и услуги в България

Стъпки за откриване и регистрация на онлайн магазин в НАП

Законови изисквания за електронна търговия и правен одит на сайт

Забележки:

1. Закон за електронната търговия, Закон за защита на потребителите, Закон за защита на личните данни, Търговски закон и образци на документи, свързани с онлайн търговията, се съдържат в приложението „Правен помощник“
2. В отделни статии подробно са разгледани следните теми:
   1. Всеобхватен преглед на изисванията за защита на личните данни към 2018 и приложението на новия GDPR регламент
   2. Функциите, задълженията и разликите между Администратор на лични данни и Обработващ лични данни
   3. Кога е задължително назначаването на Длъжностно лице по защита на данните и какви са неговите функции и изисквания

За кого е полезна тази статия?

Вие сте търговец, който успешно предлага стоки или услуги офлайн във физически магазин или офис, но иска да разшири бизнеса си в интернет и се чуди как да започне онлайн търговия? Или може би дори нямате фирма, но имате опит с продажби в платформи като Facebook или OLX и искате да създадете свой собствен онлайн магазин? Или вече сте открили електронен магазин, но държите да бъде в унисон с всички законови изисквания, така че да вдъхва доверие у клиентите и едновременно с това да избегнете санкции и проблеми с регулаторните органи? Ако отговорът на някой от горните въпроси е положителен, тогава настоящата статия може да Ви е полезна с разгледаните по-долу:

1. Предварителни въпроси, даващи обща ориентация за различните възможни опции за правене на онлайн бизнес
2. Необходими стъпки, които следва да се предприемат за създаването и откриването на онлайн магазин
3. Законови изисквания, на които трябва да отговаря всеки електронен магазин, след откриването му

Електронната търговия в България, както навсякъде по света, се осъществява чрез продажба на стоки и услуги по интернет в електронни магазини, онлайн платформи за търговия, дропшипинг и т.н. За нея важат почти всички широко известни правила на традиционната „офлайн“ търговия, но в допълнение има и редица специфични изисквания. Всяко едно физическо лице или търговско дружество има свободата по своя инициатива да предприеме всички необходими действия за започване на онлайн търговия, което може да стане както по линия на развитие и разширяване на съществуващ бизнес, така и посредством регистрация на нова фирма за онлайн търговия.

Нужна ли е фирма за онлайн търговия?

Нужно ли е да регистрирате ЕТ или фирма, ако търгувате успешно онлайн като физическо лице? Това е изключително важен въпрос, който се отнася до индивидуални предприемачи, които нямат регистрирани фирми, но търгуват като физически лица на чужди онлайн платформи, напр. Facebook, OLX, alo.bg, bazar.bg и др. Основният риск тук е свързан с възникване на качеството едноличен търговец (ЕТ), за което те вероятно дори не подозират. По смисъла на чл. 1 от Търговския закон еднолични търговци са не само лицата, изрично регистрирали се като такива в Търговския регистър, но и тези, които по занятие упражняват определена търговска дейност, напр. продажба на стоки. Затова ако едно физическо лице продава различни стоки в сайт за частни обяви, но това не може да бъде охарактеризирано като търговска дейност по занятие – напр. ако стоките са единични бройки, различни видове, втора употреба и т.н. – тогава търговско качество не възниква. Ако обаче стоките са напр. нови, в по-голямо количество, лицето дава гаранция и т.н. – тогава може да се приеме, че се извършват търговски сделки, макар и под прикритието на частни обяви от физически лица. В този случай могат да настъпят редица неблагоприятни последици за физическото лице, което търгува онлайн без регистрация – санкция за това, че не се е регистрирало като ЕТ, третиране като търговец за целите на данъчното облагане и не на последно място – неограничена отговорност на едноличния търговец.

Регистрация на фирма за онлайн търговия

Предвид горното е добра идея всеки предприемач, който е решил да се занимава сериозно с онлайн търговия, да регистрира своя фирма, при която отговорността му може да бъде ограничена до 2 лева, данъчното третиране е по-благоприятно, а вероятността за санкции от регулаторни органи – максимално редуцирана. Регистрацията на фирма за онлайн търговия се извършва по стандартните правила за регистрация на „обикновени“ фирми, но има някои специфики, които е препоръчително да бъдат отразени във фирмените документи, напр. в дружествения договор на ООД. Добра идея също така е регистрацията на фирма да предхожда откриването и пускането в експлоатация на съответния онлайн магазин предвид възможността домейнът, на който ще бъде хостван електронния магазин да бъде закупен на името на самата фирма, а не напр. на името на някое физическо лице – съдружник в нея.

Онлайн магазин при вече съществуващ физически такъв

Нужно ли е да откриете собствен онлайн магазин, ако имате реален физически магазин или дори вече приемате поръчки онлайн? Най-често подобен въпрос се задава от търговци, които имат утвърден офлайн бизнес и предлагат стоки или услуги в свой реален магазин или офис на физически адрес. А някои от тях дори приемат поръчки онлайн и без да имат собствен електронен магазин. За да може даден предприемач да предлага продуктите си в интернет най-общо са необходими 2 задължителни предпоставки – платформа за разглеждане и поръчка на продукти (електронен магазин) и организация за доставка на стоки до физически адрес (напр. чрез куриерска фирма). И докато последното е на практика неизбежно, откриването на собствен онлайн магазин не е задължително, защото в българското законодателство няма изискване търговците да имат свои собствени електронни магазини, за да могат законно да правят бизнес онлайн, а и съществуват някои алтернативни възможности. На първо място това е използването на чужди търговски платформи – от реклама в универсалните социални мрежи като Facebook, през използването на специализирани търговски платформи от сорта на eBay, eMAG Marketplace и др., до всевъзможни сайтове за частни или търговски обяви като OLX, alo.bg, bazar.bg и др. Друга по-малко популярна възможност е наемането на чужд онлайн магазин, който е пуснат в експлоатация и работи ефективно. В практиката се срещат и случаи, в които търговци наемат само даден домейн, като единственото съображение за това е авторитета на домейна и челните позиции, на които излиза при търсене в интернет. Всички тези случаи имат различни предимства, но има един основен недостатък, а именно, че при чужда платформа за търговия, електронен магазин или домейн търговецът не може да контролира изцяло всички аспекти на онлайн бизнеса си. Платформите за търговски обяви напр. не винаги отговарят на българското и европейско законодателство, а отговорността се носи не само от платформата, но и от търговците, които предлагат продуктите си на нея. Общи условия на търговеца, формуляри за връщане на стока, политики за защита на личните данни и т.н. може въобще да липсват или да не отговарят на изискванията на закона, особено ако са бланкетни примерни образци, и при една жалба от клиент, съответния регулаторен орган, напр. Комисията за защита на потребителите или Комисията за защита на личните данни, може да извърши проверка и да наложи санкции за установени нарушения. Предвид горното, а и с оглед безспорно по-големия авторитет, който вдъхват, собствените електронни магазини са предпочитана опция за успешните онлайн предприемачи.

След изясняването на горните предварителни въпроси, по-долу ще бъдат разгледани етапите при създаване и откриване на онлайн магазин.

Техническа изработка на онлайн магазин

Първият етап несъмнено включва техническото изработване и създаване на електронен магазин. За развиването на електронен бизнес е необходима среда за това – и докато в „обикновената“ търговия това би бил търговският обект, където на място се предлагат стоки или услуги – от магазин за дрехи, аксесоари или др. стоки до аптека и медицинска практика на лекар или стоматолог, при които е необходим лиценз или правоспособност, при онлайн търговията това трябва да бъде виртуален магазин, находящ се на даден уебсайт (website) и/или интегриран в специално създадено приложение (app). Вариантите тук са или лично изработване от предприемача или възлагане на изработването на външен експерт (IT разработчик) срещу заплащане или закупуване на готова платформа за електронен магазин. За изработването могат да бъдат използвани популярни платформи за електронна търговия с отворен код (Open source commerce platforms) като Magento, специализирани безплатни инструменти за изграждане на електронни магазини (E-commerce website builders) като Shopify или дори уеб платформи с поначало общо предназначение като WordPress. По закон няма унифициран технически стандарт, на който следва да отговарят електронните магазини, но  от друга страна банките имат строги изисквания за откриването на виртуални ПОС терминали, чрез които търговецът да може да приема плащания с дебитни или кредитни карти. И ако искате да имате и други опции за заплащане на предлаганите продукти, освен наложен платеж, е добре да обмислите това предварително, вкл. PayPal и различни опции от областта на финтех индустрията. На следващо място, необходимо е закупуването на хостинг услуга, която осигурява интернет сървъра, на който ще бъде инсталиран електронния магазин, както и домейн име (напр. моятмагазин.com). Негласно правило е, че за онлайн покупки и транзакции са необходими криптографски сертификати, имплементиращи общоприети съвременни стандарти за сигурност като SSL и TLS, или с прости думи казано – домейн името на Вашия онлайн магазин задължително трябва да започва с https:// и никога с http://.

Паралелни задачи по време на изработката

Нормална практика е паралелно с изработването на електронния магазин от IT експерти да бъдат изпълнени и следните съпътстващи задачи, които нямат технически характер:

1. Да бъде регистрирана в Търговския регистър фирмата, която ще оперира онлайн магазина, освен ако такава вече съществува
2. Да бъде сключен договор с банка и открити специални търговски сметки (merchant accounts) и виртуален ПОС терминал (virtual POS terminal)
3. Да бъде извършен правен одит за съответствието на онлайн магазина със законовите изисквания
4. Да бъдат изготвени общи условия, политики за защита на личните данни и други абсолютно задължителни за онлайн търговия документи
5. Да бъдат наети служители, които да бъдат надлежно обучени и инструктирани за техническите и правни аспекти на онлайн търговията

Изпълнението на горните задачи е възможно, когато е изградена поне основната структура на онлайн магазина с оглед извършването на бета тестове, като за целта собственикът на магазина или IT експерти предоставят на извършващите юридическия одит на сайта адвокати демо акаунт, през който може да се тества реалната функционалност на магазина, недостатъците които следва да бъдат отстранени и законовите изисквания, с които трябва да бъде съобразена окончателната версия при официалното й пускане.

Законови изисквания

Поначало електронната търговия се подчинява на всеобщите правила на традиционната „офлайн“ търговия (напр. лиценз за финансова институция или бързи кредити или медицинска правоспособност), но мястото, където се осъществява – интернет пространството, налага въвеждането на специфични законови изисквания за онлайн търговията. Тези специални правила се въвеждат основно с няколко нормативни акта – Закона за електронната търговия, Закона за електронните съобщения, Закона за защита на потребителите и Закона за защита на личните данни.

Публично обявена информация

Търговецът, започнал онлайн търговия през електронен магазин, е длъжен на първо място да предоставя на клиентите на онлайн магазина си безпрепятствен, пряк и постоянен достъп на получателите на услугите и на компетентните органи до следната публично обявена информация: името; адрес или седалището и адреса си на управление; адреса, на който упражнява дейността си; данни за кореспонденция, включително телефон и адрес на електронна поща; ЕИК; информация за контролиращия го орган; информация за регистрация по ДДС – ако има; цялата останала информация, предвидена в различни законови разпоредби. Изрично се третира от закона съхраняването на информация на електронното устройство на потребителя, т.нар. кеширане, вкл. инсталирането на т.нар. бисквитки (cookies), които се инсталират на практика от всеки браузър. Търговецът е абсолютно задължително да посочва коректно цените на предлаганите от него услуги. Цените трябва да се обявяват по ясен, недвусмислен и разбираем начин. Задължително е да се указва дали посочените в сайта цени включват дължимите данъци, други приложими такси и различни видове разноски, които се добавят и формират крайната покупна цена.

Реклама и маркетинг

Специални разпоредби са предвидени за рекламата и директния маркетинг, вкл. непоискани търговски съобщения. Рекламните съобщения трябва лесно да бъдат различавани като такива, да идентифицират по безспорен начин адресатите, да дават яснота относно характеристиките и условията на рекламирания продукт. Тъй като Вие определяте функционирането на електронния магазин, възможно е да изберете да изпращате непоискани търговски съобщения до Вашите клиенти. В този случай Вие сте длъжни да осигурите лесното и безпрепятствено разпознаване на нарочното търговско съобщение като непоискано от потребителя още при получаването му от последния. Тези съобщения трябва лесно да бъдат разпознаваеми като реклама, включително да се предостави възможност за потребителя да се откаже от тяхното получаване. Специална уредба, относима към директния маркетинг, се съдържа и в новия GDPR Регламент за защита на личните данни.

Лични данни

Нашумелият напоследък европейски Регламент 2016/679 за защита на личните данни (GDPR) въвежда редица нови по-строги правила и санкции във връзка с обработването на лични данни на клиентите на онлайн магазини, които са физически лица. Добрата новина е, че от влизането му в сила на 25.05.2018 задължителната регистрация като администратор на лични данни отпада, но всички онлайн търговци по закон автоматически ще се считат за администратори на лични данни, щом обработват такива данни. Според новите правила дори търговец, който не е базиран в ЕС, но предлага стоки и услуги на лица от ЕС, също трябва да се съобразява с изискванията на регламента. Което на практика означава, че дори да продавате чрез чуждестранна търговска платформа, ако таргетирате или продавате на потребители от България или ЕС, то гореспоменатите строги правила важат с пълна сила. Необработване на лични данни при онлайн търговия е практически невъзможно, най-малкото защото стоката или услугата трябва да се достави на дадено лице на определен адрес – които данни са лични. Най-често обработваните лични данни са име, адрес, IP адрес и т.н., а регламентът изисква въвеждането на допълнителна защита при обработване на т.нар. чувствителни данни, свързани напр. със здравен статус, политически възгледи, определени лични предпочитания и т.н. Има строги изисквания за даване на съгласие от страна на потребителя за обработване на личните му данни дори само при посещение или регистрация в онлайн магазин. Отделно от това търговецът е задължен да оповести публично информация за идентифицирането на дружеството, видът лични данни, които се обработват, срокът на съхранение на данните, кои лица в структурата на търговеца или извън нея са отговорни за обработването им, какви са правата на потребителите за защита на личните им данни и т.н. По-строги са изискванията и при т.нар. профилиране на клиенти, свързано с автоматизирано събиране на данни за физическите лица, техните лични предпочитания, интереси и т.н., както и за събирането на информация с помощта напр. на т.нар. „бисквитки“ (cookies).

Договор от разстояние

Специални изисквания при електронната търговия са предвидени при сключване на договори за продажби онлайн. На първо място предложението за сключване на такъв договор трябва да съдържа недвусмислена и точна информация относно: техническите стъпки за сключването на договора; съхраняването на договора; средствата за откриването и поправянето на грешки, допуснати в процеса на въвеждане на информация; възможните езици за сключването на договора.

С окончателното сключване на договора купувачът става собственик на конкретната вещ, предмет на сделката. Известни отклонения от общоприетите последици са предвидени при договорите от разстояние, към които спадат и онлайн договорите за продажба.

Общи условия

Задължително е търговецът да предоставя общите условия към договорите. Това трябва да бъде направено по подходящ начин, който да прави възможно тяхното съхраняване и последващо възпроизвеждане, като например възможността да се прочетат директно от сайта и да се свалят от потребителя на неговото електронно устройство. Освен приемането и съгласието с общите условия, клиентът следва да въведе необходимата за договора информация. Тази информация може да включва имената на потребителя или наименованието на фирмата, ако е юридическо лице, адрес за доставка, телефон или имейл за комуникация и друго. Трябва също така да се предостави възможност за поправянето на евентуални грешки при въвеждане на данните преди да се направи окончателното волеизявление за сключването на договора.

Потребителски договори

Следва да се има предвид, че правилата на Закона за защита на потребителите са приложими само и единствено за потребителските договори. „Потребител“ по смисъла на българския закон е всяко физическо лице, което закупува дадени стоки или пък ползва определени услуги, които трябва да не са предназначени за осъществяване нито на търговска, нито на професионална дейност, и даденото физическо лице, което е сключило такъв договор действа извън пределите на търговската си или свързана с професията му дейност. Ако клиентът на онлайн търговецът е друг търговец, тези правила не важат.

Отказ от договор

Важно е също така да се отбележи, че потребителят има гарантираната от закона възможност за напълно безпрепятствен отказ от договор, сключен от разстояние, без да има задължението да посочва каквато и да е (основателна или не) причина, без да дължи никакво обезщетение от какъвто и да е вид (вкл. неустойка) и без да заплаща каквито и да е разходи, с изключение на точно определени такива, които са посочени в закона. Връщането на получената стока може да стане в 14-дневен срок, а търговецът трябва да върне платената за нея цена.

Санкции

Основните контролни органи в областта на онлайн търговията са Комисията за защита на потребителите (КЗП) и Комисията за защита на личните данни (КЗЛД). КЗП функционира вече повече от 10 години, но новият GDPR регламент за защита на личните данни от 2018 г. въведе изключително строги изисквания и санкции. Първоначално КЗЛД не налагаше санкции, за да могат търговците да приведат дейността си в съответствие с новите изисквания, в резултат на което някои се съобразиха с изискванията, други избраха copy/paste стратегия, трети се ориентираха към покупката на готови шалбони и образци на документация. Към 2022 г. последните две групи започнаха да разбират значението на термина „съответствие“, след като голяма част от контролните органи се активизираха и започнаха ефективно да налагат санкции за несъответствие или непълно съотвествие. Понастоящем санкциите в България са в среден размер на няколко хиляди лева за всяко нарушение.

Регистрация в НАП на онлайн магазин

Регистрацията на онлайн магазин в НАП и респ. включването му в Публичния списък на електронните магазини е последната стъпка преди започване дейността, която е регламентирана в Наредба № Н-18/13.12.2006г. с последно изменение от средата на 2021г.

• Регистрацията е задължителна за лицата, които приемат плащания, за които се изисква издаване на фискален бон, вкл. при плащане чрез различни платежни системи като PayPal, ePay.bg и др.
• Регистрацията е задължителна и при виртуален POS терминал (т.нар. алтернативен режим за регистриране и отчитане на продажбите), когато се извършват неприсъствени плащания с кредитни или дебитни карти, в които случаи първо софтуерът трябва изрично да отговаря на изискванията на НАП, а освен това всеки месец към НАП се подава стандартизиран одиторски файл.
• Регистрацията не е задължителна и респ. не са задължени да подават информация към НАП само онлайн магазини, които приемат плащания:
  • Единствено по банков път и/или
  • Чрез пощенски паричен превод и наложен платеж чрез лицензиран пощенски оператор, който случай включва най-широкоразпространените в България доставки с куриерска пратка и наложен платеж (т.е. плащане на куриера при получаване на стоката).

Данните се подават с електронен подпис през Портала за електронни услуги на НАП преди започване на дейността или в 7-дневен срок при текуща промяна на обстоятелства или при прекратяване на дейността. Важно е да се отбележи, че информацията за продажбите следва да бъде съхранявана и предоставяна на НАП при поискване, а практиката сочи, че понякога НАП изисква тази информация директно от хостинг доставчика, поддържащ онлайн магазина.

С какво може да е полезен адвокат по елетронна търговия?

Горе са изброени само някои основни моменти при откриването на онлайн магазин и развиването на електронна търговия в България. Препоръчително е при или дори преди започване на такава дейност съответният търговец да съгласува бъдещите си бизнес планове с IT експерти, отговарящи за изграждането на техническата инфраструктура на бъдещия онлайн бизнес, и с компетентни в юридическата и счетоводната материя специалисти, чиято грижа е съответствието с действащото законодателство и липсата на проблеми и санкции от страна на регулаторните органи. Например адвокат, специализиращ в областта на електронната търговия, може да Ви бъде полезен със следното:

1. Извършване на цялостен правен одит на сайт и проверка на онлайн магазин за съответствие с изискванията на закона
2. Подготовка на всички изискуеми документи за съответствие, необходими при осъществяване на електронна търговия, напр. съобразени с конкретната търговска дейност, а не примерни общи условия, различни задължителни вътрешни правила и политики, регистри за лични данни и пр.
3. Извършване на проверка на основателността на жалба от клиент до търговеца, вкл. за пропуски и нарушения в съдържанието и интерфейса на онлайн магазина в тази връзка
4. Представителство пред Комисията за защита на потребителите, Комисията за защита на личните данни или друг регулаторен орган във връзка с подадена до тях жалба от клиент с оглед избягване налагането на санкции
5. Представителство пред съд в случай на вече наложена от компетентен орган санкция с оглед нейната отмяна или намаляване по размер